בתי עסק רבים, חברות וגם עוסקים זעירים או פטורים נדרשים לערוך הדפסת קבלות כחלק מהפעילות השוטפת שלהם [ וכמובן לפי דרישות החוק]. פנקס קבלות של עסק או עוסק צריך להכיל מידע ספציפי ורלוונטי אותו מבקש החוק וכולל בין השאר את תיאור המוצר או השירות בגינם בוצע בתשלום, את פרטי התשלום ואמצעי התשלום ששימושו, מועדי פירעון וכד'. בנוסף כאשר אנו מזמינים הדפסת קבלות חשוב לנו [ ושוב – חשוב גם מבחינה חוקית ] ששם העסק שלנו ותיאורו לרבות מס' ח"פ או עוסק יופיעו בו, וכמובן שיש פרמטרים נוספים כגון מספר העתקים [ לטובת הנהלת חשבונות ], נייר כימי שמבצע העתק לבד [ כיום כבר אין שימוש בנייר העתקה... ] ועוד.
לפני שאנו עושים הדפסת קבלות חשוב גם לתת את הדעת על הפן הוויזואלי והפן התוכני של הדברים. בסופו של דבר משמש אותנו פנקס הקבלות שלנו לתקשורת עם הלקוחות, ודאי אחרי ששילמו לנו, וכאן אנו רוצים בתור בעלי עסק להגיש קבלה שתהיה לכל הפחות נאה ומסודרת. לטובת זה נדרש מעצב גראפי, אך אינכם נדרשים כמובן להעסיק אחד : בתי דפוס שעושים הדפסת קבלות כבר מעסיקים אותו, ופגישה עם מעצב תחשוף אתכם למגמות הקיימות ולדרכים האופטימאליות שתוכלו לממש בדרך להדפסת הפנקס שלכם. אמנם אין זו תורה מסיני והנושא פשוט יחסית, אך לעיתים דווקא שם, בפרטים הקטנים, טמונים נושאים חשובים ביותר ועל כך יש להעניק תשומת לב מלאה.
התחילו בבדיקת הפנקס הקיים שלכם אם יש כזה או בבדיקת קבלות אחרות שקיבלתם ובעינכם הן נאות. דוגמא פשוטה שתוכלו לתת לבית הדפוס תחסוך מכם עיסוק בנושא ותקל על המעצב להבין מה אתם רוצים. במקביל יציע לכם המעצב או בית הדפוס עצמו הצעות שונות וכמובן מחירי הדפסת קבלות והנחות שונות שניתנות, לרוב בגין כמות.
טרם הביצוע של ההדפסה, וזה נכון לגבי כל מוצר מודפס בהרבה יחידות ולכל נושא בו קיימים פרטים שלכם [ כגון פולדרים או הדפסת לוחות שנה ] שימו לב שאתם לא מצויים לפני שינוי של כתובת או מספר טלפון למשל, ושהמידע יהיה רלוונטי גם בעתיד – בתלות כמובן במספר היחידות שתזמינו. העובדה שכיום נעשה הדפוס באופן דיגטאלי מקלה על ביצוע שינויים והזמנת מספר יחידות קטן יותר, וכאן טמון יתרון נוסף עבור הלקוחות.
